1. Nach dem ersten Gespräch
Zwei Verpackungsmuster anbieten
Fiktives Beispiel: Eine Keramikerin hat am Messestand Fotos von Tassen gezeigt, deren Henkel beim Versand abgebrochen sind. Ein Verpackungsanbieter schreibt ihr danach.
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Ersetzen Sie Tassen und Kartoneinsätze durch das tatsächlich besprochene Problem und Ihr Angebot. Ergänzen Sie Ihre Kontaktdaten beim Absender.
2. „Melden Sie sich im Oktober noch einmal“
Nach dem Werkstattumzug wieder anknüpfen
Fiktives Beispiel: Ein Interessent wollte erst seine neue Werkstatt beziehen und hatte um eine Nachricht im Oktober gebeten.
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„Sie baten mich“ gehört nur in den Brief, wenn es diese Vereinbarung gab. Wenn bereits ein Termin steht, brauchen Sie stattdessen eine Bestätigung.
Wem schreiben Sie zuerst?
| Gesprächsstand | Nächster Schritt |
|---|---|
| Angebot bis Freitag zugesagt | Angebot wie vereinbart schicken. Dafür nicht auf den Brief warten. |
| Problem besprochen, noch nichts vereinbart | Problem kurz aufgreifen und einen Vorschlag machen, wie in Brief 1. |
| Rückmeldung für später vereinbart | Den Zeitpunkt eintragen und dann nachfassen, wie in Brief 2. |
| Nur Badge-Scan, keine Gesprächsnotiz | Beim Standteam nachfragen. Ohne Gespräch keinen Text mit „wie besprochen“ versenden. |
Kurz vor dem Versand abgleichen
Hat inzwischen jemand aus Ihrem Team angerufen? Kam schon eine Antwort? Prüfen Sie den Stand noch einmal, bevor die Briefe produziert werden. Sonst fragt Ihr Brief nach Interesse, obwohl Ihr Kollege gestern bereits einen Termin vereinbart hat.
Echtbrief übernimmt die Produktion ab 100 Briefen pro Auftrag. Haben Sie nach der Messe nur zwölf passende Kontakte, können Sie die Briefe selbst schreiben. Füllen Sie die Liste nicht mit beliebigen Messescans auf.
Häufige Fragen
Wann sollte ich nach der Messe schreiben?
Zu dem Zeitpunkt, den Sie vereinbart haben. Gibt es keinen, prüfen Sie den Anlass: Eine gewünschte Preisliste sollte sofort raus. Ein Brief kann danach das persönliche Gespräch aufgreifen.
Kann derselbe Brief an alle Messekontakte gehen?
Nur wenn Gespräch und Angebot wirklich zusammenpassen. Trennen Sie zumindest neue Gespräche, zugesagte Unterlagen und spätere Rückmeldungen. Ein persönliches Detail muss für jeden Empfänger stimmen.
Was schreibe ich ohne Gesprächsnotiz?
Fragen Sie zuerst die Kollegen, die am Stand waren. Lässt sich kein Gespräch rekonstruieren, lassen Sie den behaupteten Rückbezug weg. Ein Badge-Scan sagt Ihnen nicht, worüber gesprochen wurde.