Brief-Freigabe: Checkliste vor dem Versand

Vier Empfänger zum Gegenprüfen

Wählen Sie aus Ihrer Liste den längsten Namen, eine lange Firmenbezeichnung, eine Anschrift mit Zusatzzeile und einen Kontakt ohne persönliche Anrede. Prüfen Sie die Personalisierung und das Layout mit diesen Datensätzen. So finden Sie Fehler, die im kurzen Standardbeispiel nicht auffallen.

1. Empfängerdaten

Versandliste prüfen

Liste bereinigtTestkontakte, ausgeschlossene Empfänger und doppelte Kontakte entfernen. Dubletten auch anhand der Anschrift prüfen: Derselbe Kunde kann mit zwei Schreibweisen in der Liste stehen.Anschriften vollständigName oder Firma, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort prüfen. Nach dem Export auf Sonderzeichen und führende Nullen achten: „1234“ statt „01234“ ist ein Fehler.Anreden geprüftNach offenen Variablen wie „{{Vorname}}“ und Kombinationen wie „Liebe Herr Müller“ suchen. Für Kontakte ohne Namen eine eigene Anrede festlegen.Persönliche Angaben richtig zugeordnetProjektname, Standort und Ansprechpartner in mehreren Briefen mit den jeweiligen Datenzeilen vergleichen. Beim Sortieren einzelner Spalten können Zuordnungen verrutschen.

2. Papier und Layout

Vorschau und Papier prüfen

Format bestätigtStandard bei Echtbrief: DIN A4, zweimal gefaltet im C6-Umschlag mit spitzer Klappe. Abweichende Formate und Beilagen vor dem Auftrag abstimmen.Druckelemente vorbereitet, falls vorgesehenFür Logo, QR-Code oder gedruckte Fußzeile stellen Sie bereits bedrucktes Papier bereit. Prüfen Sie dessen Layout und stimmen Sie die Anlieferung mit Echtbrief ab.Längster Text passtLange Anrede, variable Textstellen und Abschluss in der Vorschau kontrollieren. Überlagert die Schrift Logo oder Fußzeile, Text kürzen oder die Platzierung anpassen lassen.Faltung geprüftDen geplanten Papierbogen falten. Liegen wichtige Druckelemente auf einer Falz? Prüfen Sie insbesondere die Position eines QR-Codes am gefalteten und wieder geöffneten Blatt.

3. Text und Antwortweg

Inhalt gegenprüfen

Namen, Termine und Zahlen geprüftUnternehmensnamen, Projektangaben, Veranstaltungstag und Angebote mit den Originalunterlagen abgleichen. Interne Kommentare wie „Termin noch einsetzen“ entfernen.Bitte und Ansprechpartner genanntSteht im Brief, was der Empfänger tun soll und wen er erreicht? Eine Einladung braucht beispielsweise Anmeldeweg und Termin, ein Gesprächsangebot eine Kontaktperson.Kontaktwege getestetTelefonnummer und E-Mail-Adresse Zeichen für Zeichen prüfen. Zielseite öffnen und den dort angebotenen Ablauf testen, etwa die Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung.QR-Code getestet oder nicht vorgesehenFalls verwendet: Code auf dem vorgesehenen Druckpapier mit einem Smartphone scannen. Zieladresse und Funktion der mobilen Seite prüfen.

4. Auftrag freigeben

Dateien und Stückzahl bestätigen

Dateiversionen notiertFreigabe mit Dateinamen erteilen, zum Beispiel: „Herbst-Einladung, Text v3, Empfängerexport 15.09., Vorschau v3“. Prüfen, ob die Vorschau bereits die letzte Textkorrektur enthält.Stückzahl stimmt mit dem Auftrag übereinEmpfänger nach dem Bereinigen erneut zählen und mit der Bestellung abgleichen. Echtbrief-Kampagnen starten bei 100 Briefen. Sonderwünsche vor der Freigabe bestätigen lassen.Freigabe erteiltName und Datum festhalten. Spätere Änderungen erneut vorlegen: Bei Textänderungen Inhalt und Layout prüfen, bei einer neuen Liste zusätzlich Anschriften und Personalisierung.

Drucken Sie die abgehakte Liste und ergänzen Sie Kampagnenname, Dateiversionen, Datum und Unterschrift. Die Produktionsfreigabe senden Sie anschließend wie für Ihren Auftrag vereinbart an Echtbrief.

Häufige Fragen

Welche Empfänger sollte ich in der Vorschau prüfen?

Mindestens Beispiele mit langem Namen, langer Firma, Adresszusatz und fehlender persönlicher Anrede. Prüfen Sie außerdem jede unterschiedliche Textvariante.

Was ist bei einer Änderung nach der Freigabe zu tun?

Die Änderung vor der Produktion mit Echtbrief abstimmen und die neue Version kennzeichnen. Lassen Sie sich die angepasste Vorschau zur erneuten Prüfung geben.

Reicht eine PDF mit Logo und QR-Code?

Für Druckelemente liefern Sie bereits bedrucktes Papier an Echtbrief. Stimmen Sie Layout und Anlieferung vor dem Auftrag ab.

Brief-Freigabe: die Checkliste vor der Produktion.

Vier Empfänger zum Gegenprüfen

1. Empfängerdaten

2. Papier und Layout

3. Text und Antwortweg

4. Auftrag freigeben

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